随着经济的发展和企事业单位规模的扩大,OA系统拥有更广阔的市场。OA系统选型,是企事业单位在发展壮大后选择OA产品面临的主要问题。与此同时,众多OA厂商在提供OA产品时开放试用入口,这提供给用户了解和比较的渠道,作为企事业单位,何乐而不为。
企事业单位在进行OA选型是考虑的侧重点不同,例如OA厂商的品牌、技术、功能、服务、价格等等,就拿技术和功能来说,众多厂商各有千秋,很难综合性横向比较或形成量化数据,所以在比较过程中难以抉择。试用的目的在于用户脱离厂商的宣传,亲身体验不同品牌的OA系统,此种方法直观、简单。综合上述问题,笔者建议企事业单位在选择OA产品时进行普遍性试用。
那么OA系统如何进行科学的试用和分析呢?
第一、建立试用计划
合理的试用计划便于横向比较不同厂商的同一类型特性,例如功能、技术、品牌、服务等。
试用计划首先确定备选OA系统厂商,然后针对不同厂商的同一方面进行比较,并得出试用数据或意见,形成分析报告或报表;在试用过程中以自身核心需求为考察点,试用避免时间长、方面多,一则浪费时间和精力,二则难以得出代表性结论。
第二、保持与OA厂商的沟通
OA产品的试用离不开OA厂商的技术性支持,在试用过程中难免存在对于系统自身的功能使用模糊,这需要厂商的引导和解答。另外,企事业单位在试用过程中发现产品不切合自身需求,更需要及时与厂商沟通。OA系统试用毕竟是针对OA厂商提供的大众化版本进行分析,得出的结论难免偏颇,例如界面是否简洁友好、工作流是否切合用户需要、功能管理是否符合实际情况等,所以更应该与OA厂商保持良好的沟通。
第三、高质量OA产品服务
OA系统是经济发展到一定阶段、办公自动化技术在现代办公需求基础上、融合互联网生成的产物,毕竟不是所有的企事业单位都有能力和必要去配备技术性人才,那么OA厂商服务的好坏将直接影响客户体验。